Í greinargerð er grænfánastarfi skólans frá síðasta fána gerð skil á hnitmiðaðan hátt. Í greinagerðinni skal gera vinnu síðastliðnu tveggja ára (eða frá síðasta fána) skil á skýran og hnitmiðaðan hátt. Ekki er ætlast til mikillar skriffinnsku en það er þó val hvers skóla hversu ítarleg greinagerðin er. Hér má sjá dæmi um greinagerð

Þegar umsókn um Grænfána hefur verið skilað inn fer starfsmaður menntateymis Landverndar yfir greinagerðina og mætir í úttekt. Að úttekt lokinni fær skólinn senda endurgjöf þar sem farið er yfir hvað hefur gengið vel og hvort það sé eitthvað sem mætti bæta, og þá með tillögum hvernig.